Le Secrétariat permanent est établi et son Bureau doit être membre à part entière du pays et peut être déplacé vers tout autre pays membre à part entière, en cas d’urgence examinés par les chefs des délégations de réunion sur décision d’un quorum des deux tiers.
Le Bureau du Secrétariat permanent se compose de :
a. une. secrétaire général
b. Le personnel de secrétariat
- Département des plans et programmes
- Département de l’information, des études et des recherches
- Département des opérations
A. Le Secrétaire général a les fonctions qui peuvent être confiées à lui et doit gérer les activités de l’Association, conformément aux plans approuvés.
b. Sans préjudice de ce qui est prévu au point (a) ci-dessus le Secrétaire général aura les fonctions suivantes :
- Assurer le suivi de l’exécution des décisions de la Réunion des Chefs de Délégations .
- Effectuer les tâches techniques et administratives de l’Association, ainsi que celles qui lui sont confiées par la Réunion des Chefs de Délégations ou par le Président de l’Association .
- Préparer et diffuser les documents nécessaires et l’ordre du jour de la Réunion des Chefs de Délégations et agir en coordination avec le futur pays d’accueil .
- Proposer le budget annuel de l’Association à la Réunion des Chefs de Délégations pour décision .
- Gérer le budget de l’Association sous la supervision du Président de l’Association et présenter le rapport financier à la Réunion des Chefs de Délégations, y compris les comptes annuels audités pour l’exercice en question .
- Présenter un rapport à la Réunion des Chefs de Délégations sur les activités entreprises par l’Association depuis la réunion précédente .
- Tenir les archives de l’Association.
- Pleine coordination avec le pays du siège dans toutes les activités de l’Association.
- Préparer les comptes finals de l’exercice en cours.
- Préparation du système financier et administratif orienté au travail de
l’Association. Préparation des publications de l’Association et de les publier en coordination avec le Secrétaire général.
- Nomination du personnel nécessaire à l’Association et compte tenu de leurs mesures disciplinaires, la suspension et congédiement,
- Appel à l’assistance d’experts et du personnel juridique qu’il juge approprié.