Etablissement

Le Secrétariat permanent est établi et son Bureau doit être membre à part entière du pays et peut être déplacé vers tout autre pays membre à part entière, en cas d’urgence examinés par les chefs des délégations de réunion sur décision d’un quorum des deux tiers.

Bureau du Secrétariat Permanent

Le Bureau du Secrétariat permanent se compose de :

a. une. secrétaire général
b. Le personnel de secrétariat

  • Département des plans et programmes
  • Département de l’information, des études et des recherches
  • Département des opérations

Secrétaire Général

  1. Le Secrétaire général dirige le secrétariat permanent et être le chef des services administratifs de l’Association.
  2. Le Secrétaire général est nommé par les chefs des délégations de réunion pour une période de trois (3) ans et être désigné parmi les ressortissants des membres à part entière et peut être étendue à une autre période / périodes.
  3. Le Secrétaire général a le droit de choisir son personnel pour l’aider de membres à part entière Pays ressortissants.

Les fonctions du Secrétaire Général sont

A. Le Secrétaire général a les fonctions qui peuvent être confiées à lui et doit gérer les activités de l’Association, conformément aux plans approuvés.
b. Sans préjudice de ce qui est prévu au point (a) ci-dessus le Secrétaire général aura les fonctions suivantes :

  1. Assurer le suivi de l’exécution des décisions de la Réunion des Chefs de Délégations .
  2. Effectuer les tâches techniques et administratives de l’Association, ainsi que celles qui lui sont confiées par la Réunion des Chefs de Délégations ou par le Président de l’Association .
  3. Préparer et diffuser les documents nécessaires et l’ordre du jour de la Réunion des Chefs de Délégations et agir en coordination avec le futur pays d’accueil .
  4. Proposer le budget annuel de l’Association à la Réunion des Chefs de Délégations pour décision .
  5. Gérer le budget de l’Association sous la supervision du Président de l’Association et présenter le rapport financier à la Réunion des Chefs de Délégations, y compris les comptes annuels audités pour l’exercice en question .
  6. Présenter un rapport à la Réunion des Chefs de Délégations sur les activités entreprises par l’Association depuis la réunion précédente .
  7. Tenir les archives de l’Association.
  8. Pleine coordination avec le pays du siège dans toutes les activités de l’Association.
  9. Préparer les comptes finals de l’exercice en cours.
  10. Préparation du système financier et administratif orienté au travail de
    l’Association. Préparation des publications de l’Association et de les publier en coordination avec le Secrétaire général.
  11. Nomination du personnel nécessaire à l’Association et compte tenu de leurs mesures disciplinaires, la suspension et congédiement,
  12. Appel à l’assistance d’experts et du personnel juridique qu’il juge approprié.

Permanent Secretariat Structure

Programs

  • Conferences.
  • Seminars.
  • Workshops.
  • Training Courses.

Department of Information

Studies and Research

  • Information.
  • Studies and Research.

Operations Department

  • Financial and Administrative Affairs.
  • Protocol and Public Relations.
  • Coordination.