يتم تأسيس أمانة دائمة للاتحاد على أن يكون مكتبها في دولة كاملة العضوية ويجوز في الحالات الطارئة التي يقدرها اجتماع رؤساء الوفود بقرار نصابه الثلثين تحويل المكتب لأي دولة أخرى كاملة العضوية.

يتكون مكتب الأمانة الدائمة من :

أ- الأمين العام

ب- السكرتارية

• • قسم الخطط والبرامج
• • قسم المعلومات والدراسات والبحوث
• • قسم العمليات

• يترأس الأمين العام الأمانة الدائمة ويكون المسئول الإداري والمالي الأول للإتحاد.
• يعين اجتماع رؤساء الوفود الأمين العام لمدة (3) ثلاث أعوام ويختار من مواطني الدول كاملة العضوية ، ويجوز تمديدها لفترة او لفترات اخرى.
• يحق للأمين العام اختيار موظفين لمساعدته في أداء مهامه من مواطني الدول كاملة العضوية.

‌أ- تكون للأمين العام الواجبات الموكلة إليه ويدير انشطة الإتحاد وفق الخطط المجازة.

‌ب- دون إخلال بما ورد في الفقرة (أ) اعلاه تكون للأمين العام الواجبات التالية:

• متابعة تنفيذ قرارات اجتماع رؤساء الوفود بالتنسيق مع الرئيس.
• تنفيذ المهام الفنية والإدارية للإتحاد وكذلك تلك التي يكلفه بها اجتماع رؤساء الوفود.
• إعداد الوثائق الضرورية واللوائح وتعميمها وإعداد جدول أعمال اجتماع رؤساء الوفود والتنسيق مع سكرتارية المؤتمر في الدولة المضيفة.
• اقتراح الميزانية السنوية للإتحاد وتقديمها لاجتماع رؤساء الوفود لاعتمادها.
• إدارة ميزانية الإتحاد وتقديم التقرير المالي بما في ذلك الحسابات السنوية المراجعة للسنة المعنية.
• رفع التقارير لاجتماع رؤساء الوفود حول الأنشطة التي نفذها الإتحاد منذ الاجتماع السابق.
• حفظ سجلات الإتحاد.
• التنسيق الكامل مع دولة المقر في كافة انشطة الاتحاد .
• إعداد الحسابات الختامية للسنة المالية الحالية .
• إعداد الأنظمة المالية والإدارية التي تسير عمل الاتحاد . إعداد مطبوعات الإتحاد ونشرها بالتنسيق مع الامين العام.
• تعيين الموظفين اللازمين للاتحاد والنظر في تأديبهم وفصلهم وعزلهم.
• الاستعانة بمن يراه مناسباً من الخبراء والقانونين.